Hola a Todos:
Hoy voy a hablaros del Programa en Excel que llevo varios años actualizando.
Se Llama Gastos Casa 2017, en su nueva versión.
GASTOS
CASA – Archivo Excel (Control de Gastos Mensual y Anual)
(Versión año 2017 - 10/11/2016) (Nueva Versión)
Descarga: Manual en PDF : Manual Gastos Casa v.2017.
El archivo GASTOS 2017.xlsm,
Componentes del Excel (Gastos Casa):
INICIO – (Control de Entrada
con contraseña para acceder al programa)
Panel de Control – Opciones
de Acceso a todos los componentes del Programa.
GASTOS – Hoja dedicada a
introducir los gastos que tendremos durante el Año.
ANUAL – Controlara los
resultados de todos los gastos que vamos teniendo durante todo el Año.
Meses (Enero a Diciembre) –
Hojas que contienen el control de gastos de cada Mes del Año.
Teléfonos (AGENDA) –
Introduciremos los datos de nuestros contactos para tener toda la información
necesaria.
Hipoteca – Página opcional
que podemos utilizar para simular el costo de un préstamo o hipoteca.
Lista Compra – Excelente
opción para utilizar a la hora de hacer la compra sin olvidarnos de nada
necesario.
Manuales – Acceso a los
manuales de cada componente del programa o al Manual completo.
Para no hacer muy extenso esta entrada del Blog, os pondré lo principal y el resto os lo pondré en Archivos PDF para leer o descargar.
HOJA
INICIO: (Entrada al Programa)
La Hoja Inicio es un nuevo componente que he añadido al programa, para
que el usuario pueda impedir que una persona ajena pueda acceder a sus datos.
Utiliza una contraseña que será necesaria para entrar en el Excel.
Lo Primero que tendremos que hacer es
pulsar en Habilitar Contenido para
que funcione el código que he puesto en el programa para que todos los
componentes funcionen en condiciones. Este código está distribuido entre las
formulas del programa, Macros y código en VBA para hacer las funciones
necesarias.
Nota: Saldrá
una Caja informativa, Explicándote que tiene enlaces externos. Estos enlaces
son los PDF de los Manuales.
Después pulsamos en el Botón ENTRADA. Al pulsar en el botón Entrada,
comprobara si hay algún usuario registrado o no. Si no hay ningún Usuario
tendrás que crear un Usuario Nuevo. Para esta labor te saldrá una caja donde
tendrás que introducir los datos.
Rellenamos
los datos: Nombre de Usuario, Contraseña y Clave de Restauración.
Aquí podéis ver una muestra de un
supuesto usuario con sus datos introducidos.
Una vez rellenos los datos pulsaremos en Aceptar. Los datos se guardaran y la
caja se cerrara.
Nos saldrá una caja informativa
indicándonos que los datos se han guardado correctamente.
Volveremos a pulsar en el botón de ENTRADA para introducir la contraseña
de usuario.
Nos saldrá la caja de contraseña donde la
introduciremos y pulsaremos en Aceptar.
Una vez aceptadas, se producirá un
pequeño proceso que activara las pestañas de las hojas del Excel.
Después Abrirá el Panel de Control.
La Información de: olvidáramos la contraseña y que podemos hacer, la encontraras en el PDF
EL PANEL DE CONTROL
Desde el Panel de Control podremos acceder a
todos los meses del Año, Actualizaciones, otras opciones como las Herramientas,
buscar un teléfono o hacer la Lista de la Compra, además de la información
básica de los gastos totales de cada Mes.
También podrás buscar un Usuario
(teléfono, correo electrónico y Datos)
En esta nueva
versión hemos cambiado todo el tratamiento de los gastos, haciéndolo más eficaz
por lo cual si tienes la versión antigua tendrás que utilizar esta versión.
Primera vez que lo utilizas:
Lo primero que
debemos hacer es rellenar los datos de los Gastos Mensuales que tenemos en la Casa.
Pulsa en “Abrir hoja de Gastos (Introducción de
Datos)”, te llevara a la hoja de Gastos
que será donde introduciremos todos los gastos que tenemos durante el Año, su
valor y día de pago. Todo ese proceso lo explicaremos más abajo en Gastos.
Acceso a los Manuales del Programa:
Para acceder a
los Manuales, Pulsa en el botón:
“Pulsa
para ir a los manuales del Programa”
Entraremos en la Hoja Manuales, donde podrás acceder a
todos los PDF con los Manuales del Programa.
En Manuales
podrás acceder a los manuales de cada parte del programa
También podrás
acceder al Manual Completo.
Todos los
Manuales están en Formato PDF.
Partes del Panel de Control:
Ahora veremos el
resto de las partes que componen el panel de control.
Selecciona un Mes:
Acceso a las
hojas mensuales para el control de los gastos
Pulsa en uno de
los Meses para acceder a su hoja mensual.
Herramientas:
Tienes algunas
herramientas que nos puedan ayudar en Nuestra labor.
Opción Calcular: Abre la
Calculadora de Windows, por si necesitamos hacer cuentas.
Opción Bloc Notas: Abre el Bloc de
Notas por si necesitamos guardar algún dato.
Opción Paint: Abre el programa Paint de Windows.
Opción Teléfonos: Abre Hoja
Teléfonos. Pequeña Agenda de datos.
Opción Hipoteca: Abre una hoja
Excel que nos servirá para calcular un Préstamo hipotecario.
Hipoteca Información en PDF: Utilización de la Herramienta Hipoteca
**Nota: Esta Hoja esta sacada de una
platilla Excel de Microsoft, la pongo como complemento.
Opción Lista Compra: Lo utilizaremos
para hacer nuestra lista de la compra y una vez lista poder imprimirla.
Opción Manuales: Acceso a la
hoja con los Manuales de este programa Excel.
Nota: La Información de cada una de las
Herramientas la encontraras en los PDF de la Hoja Manuales.
Busca Teléfono – (Agenda):
Una vez que
tengamos rellena nuestra Agenda de teléfonos, podremos utilizar Buscar Teléfono
Solo tendremos
que seleccionar el Nombre para que nos dé el teléfono, los Cumples, E-Mail y la
Dirección del contacto que seleccionemos.
Para seleccionar
un Contacto, hacemos Clic en la casilla blanca, donde indica la flechita azul,
y nos saldrá una pequeña Flecha, pulsamos sobre ella y seleccionamos el
contacto de la Lista. Los datos nos aparecerán en sus casillas
correspondientes.
Para terminar el
Panel de Control tenemos,
Cuadro
informativo de los gastos del Año.
Donde podrás ver
los resultados mensuales de todo el año. Lo que queda por pagar, lo que has
Pagado, el presupuesto de gastos para cada mes y el total real, de cada mes, de
los gastos realizados.
Y con esto hemos
terminado el Panel de Control
Hoja
GASTOS – (Rellenar datos de los Gastos)
La Hoja Gastos la utilizaremos para introducir los datos de los
gastos que utilizaremos en todo el programa. Una vez que este rellena
pulsaremos en el botón “Actualizar Datos”.
Con esto el programa quedara listo para utilizar.
La hoja gastos tiene diferentes Opciones que iremos viendo.
Introducción
de Datos:
Gastos: Introduciremos el nombre del gasto que estamos introduciendo.
Precio: Introduciremos el valor del gasto que creemos que costara.
Día
de pago: Introduciremos el número del día de pago.
Meses: De Enero a Diciembre.
Marcaremos con una “X”
los meses en que se paga este gasto.
Ejemplo: Gas – Lo
Pagamos cada dos meses, marcamos “X” en los meses de pago.
Ejemplo: Seguro Coche – Pagamos cada 6 Meses, pon “X” en los meses de Pago.
Variable: Gastos que tenemos varias veces al Mes. Marcamos con “X”
En Precio, Poned el
gasto que Creemos. En Día de Pago - último día del mes
Ejemplo: Comida –
Compramos varias veces al mes sin día determinado.
Ejemplo: Gasolina –
Echamos gasolina varias veces al Mes.
Ejemplo: Salidas al
Cine, a Comer, etc. Lo haremos las veces que creamos.
Ejemplo: Varios – Compra
de Ropa, Zapatos, Caprichos, etc.
Una vez que terminamos de rellenar todos los datos que tenemos durante
todo el año, pulsaremos en el botón Actualizar Datos, para terminar con
el proceso de preparación.
Si a lo largo del Año tuviéramos que añadir cualquier gasto más, lo
pondríamos debajo de los que hay. Una vez que lo tengamos rellenado. Pulsamos
en el botón Actualizar Datos.
Notas
Informativas:
Podemos ver esta Información en los cuadros de Texto que encontramos
encima de los nombres de las columnas correspondientes a cada dato.
Si necesitas en un momento información léelos o entra en este Manual.
Botones
Ejecutables:
Panel
de Control: Nos llevara a la hoja Panel de Control
Anual: Nos llevara a la Hoja Anual.
Seleccionar
Mes: Se abrirá una caja donde seleccionaremos el Mes
donde queremos ir.
Otras
Opciones: Nos da Acceso al resto de Hojas: Teléfonos,
Hipoteca, Manuales, etc.
Manuales: Selecciona el Manual que necesites leer en ese momento.
Actualizar
Datos: Lo utilizaremos cuando hemos introducido los datos
de los gastos.
Actualizar
Año: Nos servirá para actualizar el Excel para el Año
que viene.
Nota: En los botones Seleccionar Mes, Otras Opciones y Manuales. Se abrirá
una caja donde tendremos que seleccionar la opción que queremos. Pulsamos en la
Flechita y seleccionamos una opción. Iremos a la hoja Seleccionada.
Por Ultimo, cuando acabe el año y tengamos que pasar a un año nuevo, lo
que haremos será:
1º Guardar el Excel en una Carpeta Nueva, la
llamaremos Años o Anteriores, etc.
Para poder tener información de los datos de los gastos que tuvimos en
años anteriores.
Cerramos el Excel y Volvemos a abrirlo. Entramos en la Hoja GASTOS.
Pulsa en el botón Actualizar Año. Comenzará el proceso de limpieza y
cambio de año.
Este proceso actualizara las fechas y limpiara todos los gastos que hemos
incluido en las hojas mensuales en la Columna Pago Real.
Como comprenderéis si el valor de los Gatos ha cambiado tendréis que
actualizar los datos para los que tengáis en el año siguiente. Una vez
actualizado guardamos el Excel.
Este proceso lo
haríamos para el Año siguiente, es decir para el 2018.
Hojas Meses –
(Opciones de los Meses del año)
Para ver cómo funciona la hoja Mes utilizaremos el Mes de Enero, ya que
todos los meses funcionan igual, distinguiendo que cada mes lleva sus datos y
sus fechas correspondientes.
Aquí tenemos la Imagen de un Mes, como os he dicho, Enero para la
Muestra.
Lo dividiremos en tres Partes:
Opciones de la Hoja: Botones
que podemos utilizar, para varios conceptos.
Datos de la Hoja: Zona donde
tenemos el Gasto, su Coste, la Fecha, etc.
Resultados: Totales y
parciales que tenemos como resultados.
Primera Parte: Opciones de la Hoja:
Los Botones que tenemos son:
Panel de Control: Abre el
Panel de Control.
Anual: Abre la
Hoja Anual.
Seleccionar Mes: Abre una
caja para seleccionar el Mes al que queremos ir.
Otras Opciones: Abre una
caja para ir a Teléfonos, Lista de Compras, Manuales, etc.
Sumar Pagos en Gastos
Variables: Abre una caja para añadir cantidades en gastos Variables.
Nota: esta
opción la explicaremos más claramente más adelante en este manual.
En los botones Seleccionar Mes y Otras Opciones abrirá esta caja
para seleccionar a la hoja que nos queremos desplazarnos.
Pulsa en una opción de la lista e iras a
esa hoja seleccionada.
Los botones Panel de Control y Anual nos llevan a las hojas de
dicho nombre.
Segunda Parte: Datos de la Hoja:
En esta parte de la hoja es donde tendremos los datos de los gastos del
mes.
Los datos los recoge de la hoja Gastos y de lo que hemos
escrito en esa hoja.
Especificaremos esos datos por columnas.
Columna VAR: Nos
marcara con una X los datos que son variables. Como ya explique en la hoja
Gastos, son gastos que se producen varias veces al mes.
Columna NOMBRE DEL
GASTO: Es el nombre que asignemos al gasto que indica.
Columna PRESUPUESTO: Es el
valor del gasto que nosotros creemos que va a costar y que introducimos en la hoja
Gastos.
En la única columna en que nosotros tenemos que introducir datos es:
Columna PAGO REAL: En esta
columna tendremos que introducir el pago que hemos hecho para cada gasto o lo
que realmente hemos pagado.
Ejemplo: Nosotros
pensamos que de Gas pagaríamos 50€ pero en realidad hemos pagado 55€, estos 55
son los que tenemos que poner en esta columna. Tenemos que poner todos los
gastos aunque tengan el mismo coste que pensábamos que iban a tener.
En esta columna hay gastos que son variables y llevan la X
al principio de la fila, como estos gastos se producen varias veces al mes,
tendremos que ir introduciéndolos cada vez que se produzcan.
Para introducir
estos gastos utilizaremos el botón:
Sumar Pagos en Gastos
Variables.
Al pulsar se irán añadiendo y sumando los gastos del mismo concepto.
Imágenes de Muestra:
Pulsamos en el Botón y se abrirá una caja de
datos.
En esta caja pulsaremos en la flechita y seleccionaremos el Gasto
que queremos introducir o sumar a nuestro gasto variable. Ejemplo: Gasolina.
Después introduciremos el precio que hemos pagado.
Pulsaremos en Aceptar, y la caja quedara lista para introducir
nuevos datos, si no introducimos más datos, pulsaremos en Cerrar.
Si te has equivocado en algún dato d los que estas introduciendo, pulsa en Borrar, e introducirlo en condiciones antes de Aceptar.
Ahora vamos a ver como ha quedado el gasto introducido en nuestra hoja.
Como podemos ver, en Comida nos sale:
PAGO REAL: 100.00 –
Pago que hemos introducido
PAGADO: FALTA –
Como no llega a los 400 Presupuestados pondrá Falta por pagar.
PAGADO: 100.00 –
Para la suma de gastos nos pone 100.00 que es lo gastado.
Creo que habrá quedado claro el concepto. Seguimos con las columnas.
Columna FECHA: Nos indica
cuando tenemos que pagarlo, según pusimos en Gastos.
Estos datos cambiaran de color según fecha: falta, estamos en el día o
hemos pasado
Columna PAGADO
(Blanco) – Indica si esta pagado “SI” o si falta por pagar “FALTA”
Columna PAGADO (Azul) – Indicara
el valor de los gastos pagados para poder recoger los resultados de todos los
gastos, en los datos Totales.
Columna del (1 al 10) – Recoge lo que nos queda por pagar en los diez
primeros días.
Columna del (11 al 20) – Recoge lo que nos queda por pagar del 11 al día
20.
Columna del (21 al Fin) - Recoge lo que queda por pagar del 21 al
fin de mes.
Tercera Parte - Resultados y Totales
Mes:
En esta parte de la hoja encontraremos los totales de cada parte de la hoja.
En la parte de arriba SUBTOTAL y TOTALES nos darán la cantidad que
tenemos presupuestada para pagar los Gastos de ese Mes.
En PAGO REAL: Nos dara la cantidad que hemos pagado realmente
en el Mes.
En PAGADO: Nos dará la cantidad real que hemos pagado hasta ese
momento.
En POR PAGAR: Nos dará la cantidad que nos queda por pagar, según
lo que tenemos presupuestado para ese mes.
En la zona de Pagos pendientes en periodos de Tiempo recogerá lo
que nos queda por pagar en cada periodo de 10 días del mes.
Los Periodos van del 1 al 10, del 11 al 20 y del 21 a final de mes.
Hoja
Anual – (Recoge los datos de todo el Año)
Esta hoja recoge los datos de todo el Año
Los botones son los mismos que ya los hemos visto en otros de los Manuales.
En totales recoge el total presupuestado, el total real y la diferencia
entre los dos.
En Datos Recoge el Nombre del Gasto, Gasto Presupuestado, Gasto Real y
Diferencia.
Estos datos son la suma de todos los meses del Año.
Ve el resultado, que hemos obtenido en este año, hasta el final del año.
Nota: Para no hacer más largo este Manual, los manuales de las herramientas:
Lista de la Compra : Manual en PDF
Agenda de Teléfonos : Manual en PDF
Hipoteca / Préstamo : Manual en PDF
Os los he dejado en PDF, que podréis leer o descargar
Bueno espero que os guste mi Programa-Excel.
También deciros que si encontráis algún error me lo comuniquéis para actualizarlo y mejorarlo para todos los que lo utilicen.
Un Saludo a todos. Espero vuestros comentarios.
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